Por Alejandro Grieco*
Plazos perentorios, vencimientos y situaciones apremiantes gobiernan la abogacía. Es una profesión en la que constantemente se está corriendo detrás del reloj. Además, gran porcentaje de la jornada laboral se pierde por una incorrecta administración del tiempo, en un bucle de interrupciones y tareas pendientes que muchas veces impiden que nos enfoquemos en la tarea que estamos llevando a cabo.
Optimizar un recurso vital tan importante como el tiempo y aprender a trabajar de forma inteligente (menos y mejor) es una habilidad que generalmente no se enseña en la facultad.
Saber solo derecho no es suficiente. En el grado nos preparan para aprender sobre habilidades duras (las denominadas hard skills), relacionadas con el conocimiento técnico, el derecho en general, análisis de casos, etc. Sin embargo, pocas veces los planes de estudio contemplan materias vinculadas con las habilidades blandas (soft skills), que son aquellas deseables para un determinado puesto de trabajo y dependen de la persona: inteligencia emocional, empatía, escucha activa, trabajo en equipo, entre muchas otras. Es por eso que algunas personas cuentan con una sólida formación jurídica, pero carecen de las otras capacidades. La clave es la integración de ambas.
Retomando el tema de las urgencias y distracciones, me quiero detener en dos habilidades blandas que considero indispensables para un buen desempeño profesional.
Por un lado, la organización y planificación y, por otro, liderar el tiempo disponible para trabajar. Respecto de la primera, la organización y planificación, es muy importante definir objetivos y construir un sistema para programar, distribuir y ejecutar las distintas tareas y actividades. Esto brinda una sensación de tranquilidad y de control en lugar de reaccionar constantemente a los eventos que se presentan. La segunda habilidad es indispensable para que, una vez diseñada la jornada laboral, sepamos administrar el tiempo realmente disponible. Es un gran desafío disminuir distracciones e interrupciones y comprender dónde poner el foco, la energía y construir hábitos que nos ayuden a evitar postergar tareas.
¿Cómo gestionar y planificar mejor las tareas?
Lo que sigue es conocer las diferencias entre lo urgente y lo importante, ya que la clave para lograr mejores resultados está en aprender a evaluar prioridades.
Para ello, es de mucha utilidad la matriz de Eisenhower o de gestión del tiempo. Es una clasificación de tareas popularizada por Stephen Covey en su best seller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.[1] Se trata de un cuadrante que se organiza en torno a dos criterios o factores: de “importancia” y “urgencia” y según cuatro posibles combinaciones.
La importancia está asociada a las consecuencias: mientras más grave sea la consecuencia de no hacer una tarea, más importante será. La urgencia es una cualidad asociada al tiempo: aumenta a medida que nos queda menos tiempo para la fecha límite.
Esta matriz nos da la pauta para seleccionar, enfocarnos y concentrarnos en las tareas que verdaderamente valen el esfuerzo. Para saber en qué lugar ubicar cada tarea lo primero que debemos hacer es un listado en el que se detallen los vencimientos, plazos que apremian, proyectos por delante y todo eso que muchas veces postergamos por “falta de tiempo”. De esta manera nos daremos cuenta de aquellas tareas o actividades que tienen alto o bajo impacto, las que demandan más o menos energía y, por supuesto, las que tengan un plazo inminente para su realización. Además, esto ayuda a descartar falsas urgencias e identificar qué se puede delegar.
Seguidamente, las tareas se deben priorizar, es decir, darles jerarquía en función de la importancia y de nuestros objetivos. De ahí la necesidad de tenerlos claros.
Priorizar es la regla, ya que se planifica a partir de lo prioritario. Permite elegir en cuál de las tareas poner el foco, dado que muchas veces es materialmente imposible pretender hacer todas las que alistamos, aunque creamos lo contrario.
Primer cuadrante: importante y urgente
Es lo que no se puede postergar y requiere de una definición inmediata, “lo que quema”. Son las tareas relacionadas con crisis, problemas apremiantes, típicos vencimientos judiciales, reclamos que atender y demás. De no hacerlas, las consecuencias no serán buenas. Pensemos en los dolores de cabeza que puede generar no contestar una demanda o apelar una sentencia dentro del plazo. A este cuadrante le prestamos más atención y muchas veces es el que más crece porque postergamos tareas importantes, de las que en su momento no nos ocupamos porque no tenían un plazo inminente de ejecución, un deadline. La idea es reducirlo para no vivir en las “urgencias”, puesto que esto trae aparejado estrés, presión, cansancio y no permite ver más allá del día a día, por ejemplo, un caso que nos trae un cliente para interponer una demanda, de la que nos ocupamos recién al filo del plazo de prescripción cuando ya no queda otra opción.
Segundo cuadrante: importante y no urgente
Son las tareas que demandan planificación, prevención, que no se hacen en el corto plazo ni con rapidez. Por ejemplo, captación de nuevos clientes, enseñar una tarea a un miembro del estudio para poder delegarla, generar espacios de networking entre colegas, invertir tiempo en capacitación, entre otras.
A diferencia del primer cuadrante, muchas veces las tareas no tienen una fecha límite establecida, por eso es importante que se la fijemos y les demos un lugar en nuestra planificación. Lo interesante es que aquí manejamos el tiempo. Somos protagonistas, no actuamos reactivamente como en el primer caso. Pero sucede que, muchas veces, pudiendo hacerlo, no nos ocupamos de hacer estas actividades y priorizamos hacer otras cosas.
Si no le damos espacio a lo importante de forma anticipada, lo más probable es que quede reducido a la “buena suerte”, “cuando haya menos trabajo”, “cuando me desocupe” y un sin fin de excusas. No caben dudas de que el día a día puede consumirnos mucho de nuestro tiempo disponible, pero la única forma de salir del círculo vicioso de las urgencias es dedicar espacios para trabajar en lo importante.
La clave está en reservarnos tiempo para eso. No pretender terminar un proyecto complejo de un tirón, sino dividirlo en tareas menores. La idea es dedicar más tiempo al segundo cuadrante.
Tercer cuadrante: urgente y no importante
Aquí se concentra la mayor demanda de nuestro tiempo y energía. Interrupciones, reuniones que muchas veces se convocan sin importancia, llamadas telefónicas de clientes, e-mails y mensajes que responder, etcétera. Pueden requerirnos una acción inmediata pero no son urgentes, aunque las transformamos en eso. Es fundamental preguntarse: “¿contribuye esta actividad a lograr mi objetivo?”, “¿me acerca o me aleja de mi meta, de mi propósito?”.
De muchas de estas tareas podemos ocuparnos cuando hayamos acabado con otras que son importantes o, si es posible, pensar en automatizarlas o delegarlas. En este caso, otro eje central en la organización es delegar al máximo todo lo que se pueda, pero teniendo en cuenta que la delegación también se planifica. Lo importante es anticiparse, saber delegar y no hacerlo cuando no queda más remedio.
Cuarto cuadrante: no urgente y no importante
Son actividades de pura distracción, no relevantes, pérdidas reales de tiempo. Por ejemplo, hacer un trabajo inútil o sin sentido porque “siempre se hizo así”, escritos de mero trámite que se redactan una y otra vez y se pueden automatizar, o pasar mucho tiempo en las redes sociales o con el celular.
Muchas veces, cuando postergamos alguna de las tareas del segundo cuadrante, importantes y no urgentes, hacemos las del cuarto cuadrante. Esto se debe a la tendencia que tenemos a asignar más valor a los resultados que obtenemos en un corto plazo porque queremos una recompensa inmediata, simplemente porque así funciona nuestro cerebro.
A estas acciones, en la medida de lo posible, hay que desecharlas, o reducirlas a lo justo y necesario. Entonces, ¿cómo se puede romper el círculo vicioso de las urgencias y administrar de una mejor manera nuestro tiempo y estar disponibles para lo que realmente nos importa?
El desafío es centrarse en el segundo cuadrante. Esto hará que las tareas del primer cuadrante disminuyan. Ahora bien, ¿cómo podemos obtener más tiempo para dedicar al segundo cuadrante? Quitándole tiempo al tercer y al cuarto cuadrantes. Quizás no sea fácil lograrlo de un día para el otro, porque primero debemos romper muchos hábitos y dinámicas arraigadas. Igualmente, habremos hecho un gran avance si podemos responder a la pregunta: ¿en qué cuadrante estoy pasando la mayor parte de mi tiempo?
A modo de conclusión, el ritmo vertiginoso de las urgencias, no saber gestionar los imprevistos y estar permanentemente ocupados son situaciones que algunas veces desencadenan estrés, ansiedad, cansancio físico e intelectual. De ahí la importancia de aprender a trabajar de forma estratégica, planificada y con propósito, puesto que esto agrega valor a la profesión, contribuye al bienestar y a una mejor calidad de vida de quienes nos desempeñamos en el ejercicio de la abogacía.
* Abogado. Consultor en productividad, planificación y organización laboral especializado en profesionales del derecho. Ex secretario titular por concurso de la Cámara en lo Contencioso Administrativo N°1 de la ciudad de Paraná. Ex Asesor Legal de la Fiscalía de Estado de la Provincia de Entre Ríos. Contacto: www.alejandrogrieco.com, hola@alejandrogrieco.com. [1] Stephen Covey, The Seven Habits of Highly Effective People (Estados Unidos: Free Press, 1989).